Problématique de l’entreprise, avantages d’un logiciel de gestion des activités de chantiers et d’interventions pour son activité, impacts de Techtime dans le quotidien de l’entreprise : Gilles Morel, Directeur administratif et financier de Gaïa, répond à nos questions et raconte les apports de Techtime pour son entreprise.
Créée en 2017, Gaïa est une société de génie climatique, qui assure notamment la pose de pompes à chaleur, de ventilation, et assure également un rôle de bureau d’études. L’entreprise se destine majoritairement à une clientèle de professionnels : retail, agences bancaires, assurance, locaux de bureaux dont un immeuble dans le quartier de la Défense.
Si Gaïa peut intervenir dans tout le pays, cette entreprise de 25 salariés intervient principalement dans tout le quart nord-est, et compte deux agences : à Paris et à Lille.
Gilles Morel, Directeur administratif et financier de Gaïa, revient sur la manière dont Techtime peut répondre aux besoins et problématiques de son entreprise.
Gilles Morel : Notre principal problème, c’était la diffusion des plannings. On créait un tableau par semaine sur Excel que l’on extrayait en PDF pour l’envoyer aux chefs d’équipe qui, eux, les relayaient ensuite aux techniciens.
Mais ces tableaux restent figés et nous devons composer avec un planning amené à changer beaucoup, comme des urgences à gérer. Ce n’était pas du tout pratique. Par exemple, pour des affectations au fil de l’eau, je n’avais pas toutes les remontées. Si j’appelais une équipe pour un problème, les techniciens ne pouvaient parfois pas intervenir car ils se trouvaient à 50 km.
On cherchait donc une solution qui allait permettre de diffuser les informations un peu plus simplement et d’avoir une meilleure visibilité.
L’autre problématique, c’était également de chercher une solution annexe pour la remontée des heures. Les techniciens remplissaient des fiches sur papier qu’ils envoyaient sous forme de photos. Ça représentait donc un gros travail de saisie.
Gilles Morel : On cherchait des solutions tout en évitant des applications « usines à gaz » qui proposent beaucoup trop de choses. Je pense aux techniciens sur le terrain : il ne faut pas leur proposer un outil trop complexe à utiliser car, plus ils passent de temps à remplir les informations, moins ils ont envie de le faire.
Avec mon assistante, nous avons travaillé sur ce sujet durant 2, 3 mois et nous avons retenu 3 ou 4 applications. Selon elle, Techtime correspondait le mieux à nos besoins. Et c’était également ma première impression.
À partir de là, nous avons fait quelques essais et nous avons échangé avec les équipes de Techtime qui nous ont expliqué toutes les fonctionnalités. Et tout cela allait dans le sens de ce que l’on recherchait, cela correspondait à la philosophie attendue.
Gilles Morel : Nous avons officiellement mis Techtime en place le lundi 2 janvier 2023. C’est donc tout récent. Pour l’instant, nous sommes encore en phase de prise en main et de découverte. Les techniciens s’y sont mis plus facilement que ce que j’imaginais. Tout le monde s’y est mis et ça marche plutôt pas mal.
Globalement, l’outil correspond à nos besoins, notamment pour les remontées des heures et les plannings. Chacun peut voir où se trouvent les équipes, quels sont les chantiers en cours. Cela nous permet d’avoir une meilleure visibilité, et en temps réel, puisque dès que nous modifions un élément, les techniciens concernés sont directement avertis via leur application mobile.
Aujourd’hui, je supervise, et ce sont les chefs d’équipe qui assurent la planification, le samedi ou le dimanche, pour la semaine, sur l’application web. Évidemment, ensuite, nous nous adaptons en temps réel.
Une autre fonctionnalité me paraît intéressante : si nous devons assurer un déplacement pour un dépannage chez un client spécifique que les employés ne connaissent pas, il suffit d’entrer la fiche du client et l’adresse est directement rattachée. Cela peut éviter des phases d’échange, d’envoi de SMS ou autre. Pour moi, cela fait partie des bonus.
Gilles Morel : Personnellement, Techtime va me faire gagner du temps car, jusqu’alors, les plannings à préparer transitaient systématiquement par moi. Cela peut permettre de gagner une heure sur les jours où nous préparons les plannings.
Surtout, je pense que Techtime va nous offrir davantage de fluidité dans les échanges d’information. Cette facilité, cette fluidité, ce sont des résultats attendus aussi bien par moi que par les techniciens.
Par exemple, personnellement, je suis le relais. Au niveau national, tout transite par moi à un moment ou un autre. Je reçois donc les appels de nos différents clients et j’ai besoin de savoir où se trouvent les équipes, que je peux éventuellement faire déplacer. C’est arrivé plusieurs fois que des techniciens me disent qu’ils ne pouvaient pas se déplacer car leur responsable régional les avait envoyés sur une urgence, pour aller renforcer une équipe qui devait boucler le lendemain.
Ce sont ces informations qui, par le passé, ont parfois pu ne pas être communiquées en interne par manque de temps. Aujourd’hui, en me connectant à Techtime, je vois directement, en temps réel, où se trouvent mes équipes.
Et, comme je le disais précédemment, pour les phases de saisie, je pense que l’on va gagner du temps, peut-être l’équivalent d’une demi-journée par mois, pour une personne. D’autant que ces phases, plus le nombre de salariés augmente, plus il y a de saisie à faire ! On va s’épargner un bon nombre de tâches fastidieuses.
L’application répond pleinement à ce qui était ma volonté de départ : utiliser un outil simple, qui ne soit pas une usine à gaz. Et de ce point de vue-là, Techtime correspond très bien à mes attentes.
J’aimerais aussi mentionner les échanges avec les équipes de Techtime. Je dois avouer que j’ai apprécié ce moment d’échange, de retours, de questions sur nos besoins.
Cela fait partie des petits plus car nous avons le sentiment que les choses peuvent évoluer en fonction de nos besoins, de nos retours. Ce n’est pas forcément un aspect que nous recherchions à la base car nous savons que ce n’est pas le cas de partout. Mais nous avons eu un certain nombre d’échanges avec Techtime, dont encore un récemment, il y a deux ou trois jours. Cela fait partie des petits bonus qui restent appréciables.
