Problematik des Unternehmens, Vorteile einer Software zur Verwaltung von Baustellenaktivitäten und Einsätzen für seine Tätigkeit, Auswirkungen von Techtime im Unternehmensalltag: Gilles Morel, Verwaltungs- und Finanzdirektor von Gaïa, beantwortet unsere Fragen und erzählt, welchen Nutzen Techtime für sein Unternehmen hat.
Gegründet im Jahr 2017, Gaïa ist ein Unternehmen für Klimatechnik, das insbesondere Wärmepumpen und Lüftungsanlagen installiert und auch als Planungsbüro tätig ist. Das Unternehmen richtet sich überwiegend an gewerbliche Kunden: Einzelhandel, Bankfilialen, Versicherungen, Bürogebäude, darunter ein Gebäude im Stadtteil La Défense.
Gaïa kann zwar im ganzen Land tätig werden, doch das Unternehmen mit 25 Beschäftigten ist hauptsächlich im gesamten Nordostviertel tätig und hat zwei Niederlassungen: in Paris und Lille.
Gilles Morel, Verwaltungs- und Finanzdirektor von Gaïa, spricht darüber, wie Techtime den Bedürfnissen und Problemen seines Unternehmens gerecht werden kann.
Gilles Morel: Unser Hauptproblem war die Verteilung der Arbeitspläne. Wir erstellten eine Tabelle pro Woche in Excel, die wir als PDF extrahierten, um sie an die Teamleiter zu schicken, die sie dann an die Techniker weiterleiteten.
Aber diese Tabellen bleiben unverändert und wir müssen uns mit einem Zeitplan auseinandersetzen, der sich stark verändern kann, wie z. B. Notfälle, die zu bewältigen sind.. Das war alles andere als praktisch. Zum Beispiel hatte ich bei laufenden Einsätzen nicht alle Rückmeldungen. Wenn ich ein Team wegen eines Problems anrief, konnten die Techniker manchmal nicht eingreifen, weil sie 50 km entfernt waren.
Wir suchten also nach nach einer Lösung, die es ermöglichen würde, Informationen etwas einfacher zu verbreiten und
Die andere Problematik bestand darin, dass wir die nach einer Nebenlösung für den Stundenaufstieg zu suchen.. Die Techniker füllten Papierkarten aus, die sie in Form von Fotos verschickten. Das bedeutete also eine Menge Erfassungsarbeit.
Gilles Morel: Wir suchten nach Lösungen und wollten gleichzeitig "Gaswerk"-Anwendungen vermeiden, die viel zu viele Dinge anbieten. Ich denke da an die Techniker vor Ort: Man sollte ihnen kein Tool anbieten, das zu komplex in der Anwendung ist. denn je mehr Zeit sie mit dem Ausfüllen der Informationen verbringen, desto weniger Lust haben sie, es zu tun.
Meine Assistentin und ich arbeiteten zwei, drei Monate lang an diesem Thema und entschieden uns für drei oder vier Anwendungen. Ihrer Meinung nach entsprach Techtime am besten unseren Bedürfnissen. Und das war auch mein erster Eindruck.
Von da an machten wir einige Versuche und tauschten uns mit den Mitarbeitern von Techtime aus, die uns alle Funktionen erklärten. Und das alles ging in die Richtung, die wir suchten, es entsprach der erwarteten Philosophie.
Gilles Morel: Wir haben Techtime offiziell am Montag, den 2. Januar 2023, eingeführt. Es ist also noch sehr neu. Im Moment befinden wir uns noch in der Phase der Einarbeitung und des Kennenlernens. Die Techniker haben sich leichter eingearbeitet, als ich es mir vorgestellt hatte. Alle haben sich eingearbeitet und es funktioniert ziemlich gut.
Insgesamt ist das Tool entspricht unseren Bedürfnissen, vor allem bei der Stundenerfassung und der Planung. Jeder kann sehen, wo sich die Teams befinden und welche Baustellen gerade anstehen. Das ermöglicht uns eine bessere Übersicht, und zwar in Echtzeit, denn sobald wir ein Element ändern, werden die betroffenen Techniker direkt über ihre mobile Anwendung.
Heute überwache ich und die Teamleiter planen samstags oder sonntags für die ganze Woche in derWebanwendung. Natürlich passen wir uns dann in Echtzeit an.
Eine weitere Funktion finde ich interessant: Wenn wir eine Fahrt zur Pannenhilfe bei einem bestimmten Kunden sicherstellen müssen, den die Mitarbeiter nicht kennen, geben wir einfach den Kundendatensatz ein und die Adresse wird direkt angehängt. Dies kann Phasen des Austauschs, des Versendens von SMS oder Ähnlichem vermeiden.. Für mich gehört das zu den Boni.
Gilles Morel: Ich persönlich werde durch Techtime Zeit sparen, denn bisher liefen die vorzubereitenden Planungen systematisch über mich. Das kann dazu führen, dass eine Stunde an den Tagen einsparen, an denen wir die Planungen vorbereiten.
Vor allem denke ich, dass Techtime uns Folgendes bieten wird mehr Fluidität beim Informationsaustausch. Diese Leichtigkeit, dieser Fluss sind Ergebnisse, die sowohl von mir als auch von den Technikern erwartet werden.
Zum Beispiel bin ich persönlich die Relaisstation. Auf nationaler Ebene läuft alles irgendwann über mich. Ich erhalte also die Anrufe unserer verschiedenen Kunden und muss wissen, wo sich die Teams befinden, die ich eventuell versetzen lassen kann. Es ist schon mehrmals vorgekommen, dass mir Techniker gesagt haben, dass sie nicht reisen konnten, weil ihr regionaler Manager sie zu einem Notfall geschickt hatte, um ein Team zu verstärken, das am nächsten Tag die Arbeit abschließen sollte.
Es sind diese Informationen, die in der Vergangenheit manchmal aus Zeitmangel nicht intern weitergegeben wurden. Heute kann ich durch die Verbindung mit Techtime, sehe ich direkt und in Echtzeit, wo sich meine Teams befinden.
Und, wie ich bereits sagte, für die Eingabephasen, denke ich, dass wir Zeit einsparen werden, vielleicht das Äquivalent eines halben Tages pro Monat für eine Person. Zumal in diesen Phasen mit steigender Anzahl der Beschäftigten auch mehr Eingaben zu machen sind! Wir werden ersparen uns eine ganze Reihe von lästigen Aufgaben.
Die Anwendung erfüllt voll und ganz das, was mein anfänglicher Wunsch war: Ein einfaches Tool zu verwenden, das kein Gaswerk ist. Und in dieser Hinsicht entspricht Techtime sehr gut meinen Erwartungen.
Ich möchte auch erwähnen den Austausch mit den Teams von Techtime. Ich muss zugeben, dass ich diesen Moment des Austauschs, des Feedbacks und der Fragen zu unseren Bedürfnissen sehr genossen habe.
Das gehört zu den kleinen Extras, denn wir haben das Gefühl, dass das Gefühl, dass sich die Dinge je nach unseren Bedürfnissen und unserem Feedback weiterentwickeln können. Das ist nicht unbedingt ein Aspekt, den wir ursprünglich anstrebten, denn wir wissen, dass dies nicht überall der Fall ist. Aber wir hatten eine Reihe von Gesprächen mit Techtime, darunter erst vor kurzem, vor zwei oder drei Tagen. Das gehört zu den kleinen Boni, die nach wie vor geschätzt werden.
