Comment gérer ses sous-traitants dans le BTP ?

Dans le secteur de la construction, de nombreuses entreprises font appel à des sous-traitants. Renforçant leur force de travail, ils sont une composante essentielle de la réussite de leurs projets. Mais pour cela leur bonne gestion est fondamentale. Voyons ce que recouvre la notion de sous-traitance et les différentes bonnes pratiques à adopter pour garantir une collaboration fructueuse. 

En France, la sous-traitance est encadrée par la loi. Elle repose sur un contrat de sous-traitance liant deux entreprises : le donneur d’ordre et le sous-traitant. Mais il est aussi obligatoire d’en établir un entre le maitre d’ouvrage (le client final) et le donneur d’ordre. 

L’entreprise sous-traitante travaille pour le donneur d’ordre. Elle lui rend des comptes, à lui seul et non pas au client final, le maitre d’ouvrage. Le donneur d’ordre fournit de ce fait un cahier des charges très précis au sous-traitant à partir duquel celui-ci propose un planning d’exécution. Il n’existe aucun lien de subordination entre les deux entreprises. Elles sont uniquement liées par l’exécution de la mission donnée. 

Une entreprise de BTP répondant à un appel d’offres peut avoir besoin de plus de force de travail, ou de compétences spécifiques qu’elle n’a pas en interne. La sous-traitance lui permet ponctuellement d’en disposer, d’être plus souple. Dans le contexte actuel d’un marché de l’emploi en tension, cette pratique est en plein développement.

Faire appel à des sous-traitants n’est pas sans risque. Il faut veiller à ce que le travail soit de bonne qualité, que le personnel respecte les mesures de sécurité, qu’il soit en conformité et productif. Pour cela, une bonne gestion de la sous-traitance est incontournable.

Avant de faire appel à des sous-traitants, il faut évaluer les forces vives dont vous disposez en interne, leur disponibilité. Dans quel domaine votre entreprise manque-t-elle d’effectif ? Quelles sont les compétences et qualifications requises ? Ce travail permet de définir le manque à combler.

Afin de trouver les sous-traitants qui conviennent à vos besoins, vous pouvez vous pencher sur les annuaires professionnels, les sites web spécialisés, mais aussi étudier les recommandations. Passez au peigne fin les expériences des futurs collaborateurs potentiels, leur réputation, leurs compétences techniques, etc. Vérifiez que les entreprises vers qui vous allez vous tourner font appel à du personnel qualifié qui bénéficie de contrat de travail règlementaire et est formé aux normes de sécurité.

Comparer les devis de plusieurs sous-traitants et choisissez le meilleur rapport qualité/prix. Attention, ne vous tournez pas vers le candidat le moins cher sans vérifier ses références. Veillez aussi à ce que l’entreprise sélectionnée possède les licences et assurances nécessaires.

Afin de protéger votre projet, établissez un contrat précis de sous-traitance. Il doit intégrer les attentes, délais, coûts, pénalités en cas de retard, normes de qualité, etc. N’oubliez pas d’y prévoir une clause de règlement des différends.

Une gestion réussie des sous-traitants passe par une bonne communication.

Pour cela, il faut organiser des réunions régulièrement afin de discuter de l’avancement des projets, des soucis éventuels et des ajustements nécessaires. La communication doit être transparente entre les différentes parties. Au moindre grain de sable, le signalement doit être fait pour que des mesures correctives soient rapidement prises et que le chantier ne souffre pas de retards.

Pour de gros chantiers, il est souvent bon de désigner un chef de projet ou un responsable de la gestion des sous-traitants.

Pour vous aidez dans votre tâche, il existe des logiciels de gestion de projet très performants qui centralisent les documents, facilitent leur partage, etc. Ils permettent également de suivre en temps réel les présences et déplacements des sous-traitants sur le chantier.

La qualité et la conformité des travaux des sous-traitants doivent être assurées. Des inspections régulières sont réalisées, le respect des délais est vérifié. Un système de récompenses et sanctions en cas de performances exceptionnelles ou bien de non-respect des termes du contrat peut être prévu et appliqué.

Afin d’éviter tout litige juridique et retard de chantier, une gestion efficace des problèmes et conflits est incontournable. Rigueur et médiation sont au rendez-vous. 

Dès qu’un souci se présente, il faut l’aborder et trouver des solutions. 

Basez-vous sur votre clause de règlement des différends de votre contrat de sous-traitance. Il spécifie les moyens de résoudre les conflits. Si celui s’installe, vous pouvez faire appel à une médiation, et si elle échoue, il est possible d’envisager une action en justice.

À toutes les étapes du projet de construction, il faut contrôler les coûts, s’assurer qu’ils ne s’envolent pas en cours de route ! Un registre précis des paiements est tenu, et tout changement dans les commandes doit être approuvé est vérifié.

La sécurité sur les chantiers est une priorité. Pour cela, il est essentiel de s’assurer comme dit précédemment, que les travailleurs soient formés aux normes de sécurité. Puis, des inspections régulières doivent être faites afin de vérifier que tout est en règle et permettre de corriger rapidement les erreurs. Tous les incidents sont enregistrés pour disposer d’une traçabilité. Il faut définir leurs causes pour qu’ils ne se reproduisent plus.

Une fois le chantier terminé, il est important de vérifier que les travaux sont conformes aux spécifications du contrat et aux normes de qualité prévues. Une fois qu’il est clair que les obligations contractuelles ont été remplies par les sous-traitants, ils sont payés. Pour finir, ceux-ci doivent fournir les documentations liées aux garanties, certificats de conformités, etc.

Correctement gérer les sous-traitants dans le BTP est complexe, mais essentiel pour la réussite d’un projet de construction. C’est également fondamental pour la réputation de votre entreprise dans le secteur ! Pour vous aider dans cette tâche et éviter des erreurs, des outils digitaux spécifiques existent. Ils sont synonymes de gain de temps et de précision.