Eine Baustelle erfolgreich zu leiten, kann sich schnell wie ein Hindernislauf anfühlen. Es gilt, Termin-, Budget- und Beschaffungsvorgaben zu berücksichtigen und mit Menschen umzugehen. Um die Überwachung zu optimieren, ist der Einsatz eines DMS oder einer Dokumentenverwaltungssoftware die Lösung. Was bietet sie an? Welche Vorteile bietet sie? Wie kann man sie effektiv einsetzen?
Bauprojekte oder Baustellen erfordern zahlreiche Dokumente. Dabei kann es sich um Pläne, Kostenvoranschläge, Berichte, Spezifikationen, Fotos, Verträge, Videos usw. handeln. Sie müssen verfasst, validiert, überprüft und zwischen allen Beteiligten (Bauherr, Subunternehmer, Verwaltung usw.) ausgetauscht werden. Wenn all diese Elemente auf einem Papierträger, kann die Aufgabe sehr schnell komplex werden.. Denn während einer Baustelle wandern die Dokumente durch verschiedene Abteilungen, werden manipuliert etc. Es besteht das Risiko von Verlust und Diebstahl. Sensible Daten werden offengelegt, die Erfassung kann sehr langsam sein, Dokumente können unleserlich sein etc. All dies kann zu zahlreichen Verzögerungen führen und sogar Arbeitsunfälle verursachen, wenn sich eine unbefugte Person auf einer Baustelle befindet.
Das elektronische Dokumentenmanagement für Baustellen ist ein digitales Werkzeug, das Folgendes ermöglicht die gesamte Dokumentation und Information zu sammeln, zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Es optimiert die Dokumentenverwaltung, fördert die Produktivität und die Zusammenarbeit innerhalb der Teams und reduziert die Risiken, die mit dem Verlust oder dem Veralten wichtiger Dokumente verbunden sind.
Vor dem DMS waren die Daten nur auf Papier verfügbar. Von nun an werden alle Dokumente und Informationen zentral in einem einzigen, sicheren digitalen Raum gespeichert.. Sie sind jederzeit und von überall zugänglich. Jeder Projektbeteiligte kann mit einem Klick finden, was er sucht, und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams wird erleichtert. Das ist eine große Zeitersparnis.
An Bauprojekten sind viele interne und externe Akteure beteiligt. Diese sind oft mobil und manchmal weit voneinander entfernt. In diesem Zusammenhang ist es ein ziemlicher Vorteil, mit wenigen Klicks auf alle relevanten Informationen zugreifen zu können. Der Austausch von Dokumenten wird schneller und sicherer. EDM läutet das Ende des mühsamen Austauschs von E-Mails mit ihren Anhängen ein voluminös.
Darüber hinaus bieten einige Lösungen eine mobile Anwendung was den Zugriff auf Dokumente von jedem beliebigen Gerät aus noch einfacher macht. Bauleiter können beispielsweise auf der Baustelle die Daten, die sie benötigen, in Echtzeit abrufen oder neue hinzufügen.
Die Dokumente werden sicher archiviert. Software für das Dokumentenmanagement auf Baustellen bietet hohe Sicherheitsstandards um die oft vertraulichen und sensiblen Informationen zu schützen. Die Zugriffsrechte können konfiguriert werden. So kann sichergestellt werden, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben.
Außerdem ist es nicht mehr möglich, Elemente zu verlieren, da sie entweder in einer sicheren Cloud oder auf einem privaten Server des Unternehmens gespeichert werden.
Mithilfe von DMS-Software können alle Änderungen an einer Datei in Echtzeit nachverfolgt werden über die Versionsgeschichte. Es lässt sich nachvollziehen, wer was wann geändert hat. Dies erleichtert die Lösung von Konflikten und die Verfolgung des Projektfortschritts.
Um den strengen Vorschriften der Baubranche gerecht zu werden, ermöglicht das EDM auch Folgendes die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, indem alle Schritte des Dokumentationsprozesses gesichert werden.
Um den größten Nutzen aus dem Baustellen-EDM zu ziehen, müssen Sie einige Regeln beachten.
Es ist wichtig, dass Sie eine Software auswählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Sie sollte einfach, intuitiv und benutzerfreundlich sein, um die Nutzung durch Ihre Teams zu fördern.. Sie sollte alle Dateitypen, die Sie verwenden, unterstützen können.
Ihre Teams müssen in der Nutzung der Baustellen-EDM-Software geschult werden. Wenn sie die Funktionsweise verstehen, wird sie schnell unentbehrlich werden.. Wenn neue Funktionen integriert oder Updates durchgeführt werden, ist es wichtig, dass Sie sie weiterhin nutzen. Ihre Mitarbeiter oder Auftragnehmer dürfen bei der Nutzung keine Zeit verlieren. Stattdessen sollen sie durch ihn an Produktivität gewinnen.
Damit alle Nutzer die Dokumente, die sie suchen, leicht finden können, müssen Sie die Struktur Ihrer Datenbank sorgfältig organisieren. Achten Sie darauf, Folgendes zu implementieren eine logische Hierarchie zwischen Ihren Ordnern.
Mit einem DMS werden Ihre Informationen zentral gespeichert. Sie sind sicher, wenn Sie die Zugriffsberechtigungen für jeden Benutzer klar definieren. Personen sollten idealerweise nur auf die Dokumente zugreifen können, die für sie relevant sind.
Darüber hinaus müssen Ihre Daten geschützt werden, indem Sie strenge Sicherheitsrichtlinien anwenden und zuverlässige Sicherungskopien erstellen, um einen Verlust zu vermeiden.
Um Ihr Dokumentenmanagement ständig zu optimieren und den Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht zu werden, ist es sinnvoll, die Effizienz Ihres Baustellen-DMS regelmäßig zu analysieren. Anhand des Feedbacks können Sie Anpassungen vornehmen.
Die Entmaterialisierung und der zunehmende Einsatz neuer Technologien wie digitale Modelle (oder BIM) drängen die Bauunternehmen zur Digitalisierung.
Der Einsatz von DMS-Software geht in diese Richtung und wird unverzichtbar. Sie ermöglicht es, all diese entmaterialisierten Dokumente sicher und effizient zu verwalten.
