Les avantages pour vos chantiers d’une bonne gestion électronique de vos documents (GED)

Mener un chantier de construction à bien peut vite ressembler à un parcours du combattant. Il faut tenir compte des contraintes de délais, de budget, d’approvisionnement et savoir gérer l’humain. Afin d’en optimiser la supervision, l’utilisation d’une GED, ou logiciel de gestion documentaire est la solution. Que propose-t-il ? Quels sont ses avantages ? Comment l’employer efficacement ?

Les projets de construction ou de chantier nécessitent de nombreux documents. Il peut s’agir de plans, de devis, de rapports, de spécifications, de photographies, de contrats, de vidéos, etc. Ils doivent être rédigés, validés, vérifiés et partagés entre toutes les parties prenantes (maitre d’ouvrage, sous-traitant, administration, etc.). Si tous ces éléments sont sur un support papier, la tâche peut devenir très vite complexe. En effet, lors d’un chantier, les documents transitent entre différents départements, sont manipulés, etc. Il y a des risques de perte, de vol. Les données sensibles sont exposées, la collecte peut être très lente, les documents illisibles, etc. Tout ceci peut causer de nombreux retards, et peut même être à l’origine d’accidents de travail si une personne non autorisée se trouve sur un chantier.

La GED de chantier, ou Gestion Électronique de Documents de chantier, est un outil numérique qui va permettre de collecter, stocker, organiser, partager l’ensemble de la documentation et des informations. Elle va optimiser la gestion documentaire, favoriser la productivité et la collaboration au sein des équipes, et réduire les risques liés à la perte ou à l’obsolescence de documents importants.

Avant la GED, les données étaient seulement disponibles sur papier. Désormais, l’ensemble des documents et informations sont centralisés dans un espace numérique unique et sécurisé. Ils sont accessibles à tout moment et de partout. Chaque acteur du projet peut trouver en un clic ce qu’il cherche et la collaboration entre les différentes équipes est facilitée. C’est un gros gain de temps.

Les projets de construction impliquent de nombreux acteurs en interne et en externe. Ceux-ci sont souvent mobiles et parfois éloignés les uns des autres. Dans ce contexte, avoir accès à toutes les informations utiles en quelques clics est un sacré atout. Les échanges de documents sont plus rapides, plus sécurisés. La GED sonne le glas des laborieux échanges de mail avec leurs pièces jointes volumineuses. 

De plus, certaines solutions proposent une application mobile ce qui facilite d’autant plus l’accès aux documents depuis n’importe quel support. Les conducteurs de travaux peuvent par exemple consulter sur le chantier les données dont ils ont besoin en temps réel, ou en ajouter.

Les documents sont archivés de manière sure. Les logiciels de GED de chantier offrent des niveaux de sécurité élevés dans le but de protéger des informations souvent confidentielles et sensibles. Les autorisations d’accès sont configurables afin d’être certains que seules les personnes admises y ont accès. 

Par ailleurs, il n’est plus possible de perdre des éléments, car ils sont soit sauvegardés dans un cloud sécurisé soit sur un serveur privé de l’entreprise.

Grâce au logiciel de GED, toutes les modifications sur un fichier peuvent être suivies en temps réel via l’historique des versions. Il est possible de savoir qui modifie quoi et à quel moment cela est fait. La résolution des conflits et le suivi de l’évolution des projets s’en voient facilités. 

Pour répondre aux règlementations strictes du secteur de la construction, la GED permet aussi de démontrer la conformité en sauvegardant toutes les étapes du processus documentaire.

Afin de tirer le meilleur parti de la GED de chantier, il faut suivre quelques règles.

Il est important de sélectionner un logiciel qui répond à vos besoins. Il doit être simple, intuitif et convivial afin de favoriser son utilisation par vos équipes. Il doit pouvoir prendre en charge tous les types de fichiers que vous employez.

Vos équipes doivent être formées à l’utilisation du logiciel de GED de chantier. Si elles en comprennent le fonctionnement, il deviendra rapidement indispensable. Quand de nouvelles fonctionnalités y sont intégrées ou des mises à jour effectuées, il est important de continuer à le faire. Vos collaborateurs ou vos prestataires ne doivent pas perdre du temps lors de son utilisation. Ils doivent au contraire gagner en productivité grâce à lui.

Afin que tous les utilisateurs trouvent aisément les documents qu’ils cherchent, il faut organiser soigneusement la structure de sa base de données. Veillez à mettre en œuvre une hiérarchie logique entre vos dossiers.

Avec une GED, vos informations sont centralisées. Elles sont sécurisées si vous définissez clairement les autorisations d’accès pour chaque utilisateur. Les personnes doivent avoir idéalement accès uniquement aux documents qui les concernent. 

Par ailleurs, vos données doivent être protégées en appliquant des politiques de sécurité rigoureuse et en vous assurant de disposer de sauvegardes fiables pour éviter toute perte.

Afin de constamment optimiser votre gestion documentaire et de répondre aux besoins de vos équipes, il est bon d’analyser régulièrement l’efficacité de votre GED de chantier. Vous pourrez y apporter des ajustements en fonction des retours d’expérience.

La dématérialisation et l’utilisation grandissante des nouvelles technologies comme les maquettes numériques (ou BIM) poussent les entreprises du BTP à se digitaliser. 

L’utilisation du logiciel de GED va en ce sens et devient indispensable. Il permet de gérer tous ces documents dématérialisés de manière sécurisée et efficace.