En tant que professionnel du BTP, au quotidien, vous êtes amenés à devoir créer, gérer, archiver un nombre imposant de documents. Cela demande du temps, de la place et une organisation optimale. Pour simplifier votre activité, pourquoi ne pas vous tourner vers la dématérialisation et gérer plus facilement et rapidement des documents numériques ? Gain de temps, hausse de la productivité, économies réalisées : retrouvez tous les enjeux liés à la dématérialisation dans le milieu du BTP.
La dématérialisation des documents – ou la numérisation – consiste à remplacer les documents papiers par des versions numériques, plus faciles à stocker et à classer. Tous les types de documents peuvent être dématérialisés : des devis aux factures, en passant par les plans, les bulletins de paie ou encore les documents administratifs.
La dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) représentent un enjeu majeur pour les entreprises, notamment dans le milieu du BTP. Et pour cause, elles sont amenées à traiter un nombre considérable de documents. Et une gestion papier peut entraîner plusieurs difficultés, comme :
Pour simplifier votre activité au quotidien, Techtime vous propose une solution de gestion de chantiers et d’interventions qui évolue avec vous, grâce à des fonctionnalités personnalisées. Grâce à des applications web et mobile, vous bénéficiez de solutions spécialement adaptées à vos besoins, que vous soyez carreleur, charpentier, électricien ou plaquiste.
Les enjeux de la dématérialisation sont primordiaux dans le milieu du BTP. Un grand nombre de documents sont amenés à transiter aussi bien au sein de l’entreprise qu’auprès d’intervenants extérieurs comme les architectes, les chefs de projet, les maîtres d’ouvrage ou encore les sous-traitants.
Une bonne gestion électronique de documents offre ainsi de nombreux avantages au quotidien, pour un fonctionnement optimal.
L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents dans le BTP est le gain de temps et de flexibilité, nécessaire dans un secteur d’activité constamment en mouvement.
Vos documents sont stockés et centralisés sur un espace unique et sécurisé qui favorise le travail collaboratif entre tous les intervenants. Vous avez accès à tous les documents nécessaires très facilement, sans perdre de temps dans les recherches. Vous pouvez ainsi les modifier et les transmettre en toute simplicité, sans crainte de voir des documents s’égarer.
Les tâches administratives s’en trouvent également facilitées, que ce soit la gestion des devis et factures, les éventuelles relances mais aussi la signature électronique des documents.
La dématérialisation permet de gagner de la place mais, surtout, de l’argent. Les formats papier demandent de l’organisation et de l’espace pour les stocker. En les dématérialisant, fini les étagères remplies de classeurs. L’ensemble de vos documents numérisés tient simplement sur une application web ou mobile.
La dématérialisation réduit ainsi tous les coûts liés à la production des différents documents mais aussi et surtout à leur stockage. Plus besoin de placards entiers dédiés aux différents documents. Vous les avez tous à portée de main, directement sur un écran d’ordinateur, de tablette ou de smartphone, correctement classés.
La dématérialisation offre donc davantage de flexibilité et, par conséquent, augmente la productivité de tous vos collaborateurs. Moins de tâches longues comme le classement, le tri, le suivi ou la distribution : c’est du temps libéré pour des tâches à forte valeur ajoutée.
Plus globalement, chacun a accès aux plannings et a une vision rapide des différentes activités. En quelques clics, il est aisé de savoir qui fait quoi, pour qui, quand et où. Vous organisez vos chantiers et interventions plus rapidement et, là encore, pouvez accroître votre productivité.
