7 étapes pour réussir un suivi de chantier en tant qu’architecte

Le suivi de chantier pour un architecte représente bien plus qu’une simple supervision. Ce travail méticuleux nécessite de la coordination entre les acteurs du projet, de la maîtrise du budget et de la rigueur dans les normes techniques. Les agences d’architecture réclament d’autant plus ces qualités, que 60 % d’entre elles emploient moins de 5 architectes, selon Modeles BusinessPlan. Par conséquent, la majorité des professionnels doit travailler sur plusieurs chantiers en parallèle.

Pour s’y retrouver, les architectes se tournent vers les outils numériques et les applications mobiles de suivi de chantier. Ces plateformes connectées facilitent la planification, la communication et la traçabilité. Cet article explore les étapes essentielles pour réussir un suivi de chantier en tant qu’architecte.

 

Quelles sont les missions d’un architecte lors du suivi de chantier ?

Lorsque sa mission le prévoit, l’architecte assure la Direction de l’Éxecution des Travaux (DET) sur un projet. Cela signifie qu’il organise, contrôle et garantit la conformité de la construction par rapport aux documents contractuels (cahier des charges, réglementations, etc.).

Son triple rôle s’illustre à travers quelques-unes des tâches suivantes : 

• centraliser toutes les informations du projet ;
• communiquer avec l’ensemble des acteurs ;
• planifier et coordonner les interventions des différents métiers du BTP ; 
• s’assurer de la disponibilité des ressources humaines, des matériaux, des outils, etc. ;
• se rendre sur place pour contrôler les travaux ;
• etc.

Nous allons revenir sur chacune de ces responsabilités à travers 7 étapes fondamentales pour réussir un projet de construction.

 

Étape 1 : préparer le chantier

La phase de préparation conditionne la réussite du projet. Elle se décompose en plusieurs points avant de déterminer le planning de chantier.

Dans un premier temps, l’architecte réalise son étude de faisabilité pour définir comment construire ou rénover le bâtiment en fonction de plusieurs contraintes. Ces dernières peuvent être environnementales (orientation spatiale, ensoleillement, nature des sols) ou administratives (Plan Local d’Urbanisme ou PLU). L’architecte prend également en compte les besoins du client en termes de budget et de surface à bâtir.

À partir de cette étude, le chef de projet entre dans sa phase de conception. Il commence l’esquisse de son projet, c’est-à-dire des croquis, des plans, des perspectives… qui donnent une première vision de son futur bâtiment. Ce travail s’effectue en collaboration avec le client pour ajuster les détails et des bureaux d’études spécialisés pour le recours au Building Information Modeling (BIM). Le BIM permet de faire évoluer la maquette en 3D d’un bâtiment en temps réel grâce à plusieurs intervenants. Il s’agit d’une technologie de plus en plus incontournable dans le BTP.

Parallèlement à la phase de modélisation, l’architecte se retrouve à gérer un grand nombre de documents administratifs. Voici la définition de certains d’entre eux parmi les plus importants : 

• Avant-Projet Sommaire (APS) : correspond à la première étude technique et architecturale. Il permet de vérifier la faisabilité des travaux, d’évaluer les coûts et la durée prévisionnelle du chantier. ;

• Déclaration Préalable de Travaux (DP) : autorisation d’urbanisme obligatoire pour réaliser des travaux ne nécessitant pas de permis de construire. Cependant, il s’agit de modifier l’aspect extérieur d’un bâtiment comme modifier une façade ou poser une clôture ;

• Avant-Projet Détaillé (APD) : dossier technique comprenant les plans détaillés, les choix des matériaux et les estimations affinées du coût global ;

• Plan d’Exécution des Ouvrages (PEX) : documents généralement réalisés par les entreprises pour préciser les méthodes et détails techniques d’exécution, sauf si une mission complémentaire prévoit que l’architecte les produise ;

• Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) : dossier servant à lancer l’appel d’offres auprès des entreprises pour sélectionner les intervenants du chantier. Il contient les plans et notices techniques, le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP), le règlement de la consultation et les bordereaux de prix ;

• Déclaration d’Ouverture du Chantier (DOC) :  formalité administrative qui signale officiellement le début des travaux à la mairie.

 

Étape 2 : planifier le chantier avec les bons outils de suivi

La planification commence lorsque les étapes suivantes ont été validées : 

• identifier les ressources humaines et matérielles nécessaires ;
• avoir sélectionné les entreprises qui vont intervenir sur le projet ; 
• identifier les rôles pour chaque partie prenante ; 
• anticiper les risques potentiels ; 
• s’assurer que le maître d’ouvrage a bien souscrit l’assurance Tous Risques Chantier et obtenu toutes les autorisations administratives nécessaires à la réalisation du projet ;

La réunion de lancement est une étape importante avant le début du chantier car le chef de projet rassemble tous les acteurs (maître d’œuvre, maître d’ouvrage, intervenants, etc.). L’objectif de ce rendez-vous est de clarifier le rôle de chacun, de rappeler les exigences du chantier et de fixer les règles pour une communication fluide entre les acteurs.

 

Étape 3 : organiser et animer les réunions de chantier

Les réunions de chantier représentent le pivot de la communication entre tous les acteurs du chantier. Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles, leur régularité est la clé pour garantir la coordination des intervenants.

L’architecte joue un rôle central dans ces rendez-vous car il représente à la fois le coordinateur, le technicien et le garant de la qualité des prestations. Une réunion de chantier exige une préparation rigoureuse entre l’ordre du jour, l’invitation des participants et la collecte des documents nécessaires.  Les objectifs à remplir sont cruciaux pour la bonne marche du projet : 

• faire le point sur l’avancement des travaux ;
• identifier d’éventuelles problématiques techniques ou relationnelles, et les résoudre avec réactivité ;
• établir un dialogue constructif entre les différents acteurs, notamment à travers l’utilisation de la messagerie instantanée sur l’application mobile.

L’architecte rédige un compte-rendu de chantier pour garder une trace écrite de chaque réunion. Ce document n’a pas de valeur contractuelle stricte, mais il peut être produit comme élément de preuve en cas de litige.  

 

Étape 4 : contrôler la qualité et la conformité des travaux

À chaque réunion de chantier, l’architecte effectue des visites de contrôle. Il peut effectuer cette tâche en compagnie du conducteur de travaux, mais cela n’est pas systématique. L’objectif est de vérifier la conformité des travaux par rapport aux plans et aux normes en vigueur, sans oublier la qualité des matériaux utilisés. Le suivi régulier de tous ces paramètres permet d’éviter les travaux de reprise à la fin du chantier et, ainsi, livrer le bâtiment dans les temps.

 

Étape 5 : gérer les imprévus et les modifications

Comme tout autre projet, un chantier n’est pas à l’abri d’imprévus qui viennent perturber le planning initialement prévu. Les facteurs sont variés : impact de la météo, retards d’approvisionnement, erreurs d’exécution, demande de modification du maître d’ouvrage, etc.

Pour ne pas se laisser submerger, l’architecte doit être capable de démontrer toutes ses compétences suivantes : 

• anticiper les risques dès la planification de son projet (se montrer flexible en toutes circonstances) ;
• maintenir une communication efficace avec l’équipe sur le terrain pour les rendre réactifs au moindre événement ; 
• assurer des réunions régulières pour identifier des problèmes récurrents et les résoudre rapidement.

Le planning des interventions permet de suivre l’activité des artisans en temps réel et, grâce à la messagerie instantanée, l’architecte peut les informer de tout imprévu. Lorsque les intervenants lui font remonter le moindre incident sur l’application, il peut en évaluer les impacts sur le budget, les délais ou encore la qualité de l’ouvrage. Pour éviter tout litige, le maître d’ouvrage doit valider chaque modification amenée par avenants. 

En cas de difficulté ou de pénurie de main d’œuvre dans le bâtiment, il est possible de faire appel à son réseau professionnel dans le BTP pour appeler du renfort, ou à une plateforme de mise en relation dédiée aux artisans du bâtiment. 

 

Étape 6 : suivre les coûts et la facturation des travaux

L’architecte assiste le maître d’ouvrage au suivi des coûts du projet, mais ne maîtrise pas seul les décisions financières. Cela nécessite un suivi financier rigoureux basé sur des contrôles mensuels ou des retenues de garantie. Si le maître d’ouvrage signe des devis complémentaires pour modifier son projet, l’architecte transmet des ordres de service aux intervenants sur le chantier pour exécuter les travaux demandés.

Plusieurs tâches sont essentielles comme suivre l’évolution du coût des travaux, vérifier la cohérence des dépenses par rapport au budget prévisionnel ou encore assister le maître d’ouvrage dans la validation des situations de travaux. L’architecte a pour objectif de contribuer au respect du budget établi par le maître d’ouvrage tout au long du chantier.

 

Étape 7 : organiser la réception et la clôture du chantier 

Lorsque les travaux sont achevés, l’architecte organise une visite de réception avec le maître d’ouvrage. Au cours de ce rendez-vous, il dresse la liste de réserves sur des défauts mineurs ou d’éventuelles malfaçons. Les artisans concernés par ces reprises disposent d’un dernier délai pour effectuer les corrections nécessaires.

Une fois l’architecte satisfait des travaux réalisés, il signe le procès-verbal de réception ainsi que les Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE). Ce dernier document référence toutes les modifications intervenues au cours du chantier.

Même si la réception est validée, la mission de l’architecte ne s’arrête pas là. Il rédige un rapport d’évaluation finale sur le projet et assiste le maître d’ouvrage pour faire valoir les garanties légales auprès des entreprises concernées : 

• garantie de parfait achèvement (1 an après la fin des travaux) ;
• garantie biennale des équipements ;
• garantie décennale pour la solidité de l’ouvrage.

 

Comment Techtime peut vous aider à suivre un chantier en tant qu’architecte ?

Techtime dispose de fonctionnalités incontournables pour le suivi de chantier en temps réel comme la Gestion Électronique des Documents (GED) ou la gestion de planning BTP. Avec le premier outil, vous centralisez tous vos documents professionnels sur un même cloud ou espace collaboratif. Avec le deuxième logiciel, vous définissez et personnalisez vos diagrammes de Gantt ou vos autres tableaux interactifs.

La messagerie instantanée et des comptes-rendus régulièrement générés informent vos intervenants de l’évolution du projet en temps réel. En cas de soucis sur le terrain, vous recevez directement des photos datées et géolocalisées sur le chat, améliorant votre réactivité et celle de vos équpes.

Au-delà des fonctionnalités nécessaires à la gestion du projet, la collaboration entre professionnels du BTP fait partie de nos priorités. C’est pourquoi nous avons conçu un logiciel unique de partage de chantiers entre entreprises du bâtiment. Cet outil permet d’augmenter la réactivité des équipes, y compris celle de l’architecte, et de gagner du temps dans la communication entre les artisans.

 

Conclusion

Le suivi de chantier d’un architecte ne se résume pas à la simple surveillance des travaux. Il s’agit d’une mission complète qui allie la coordination, le contrôle technique et le pilotage budgétaire. De la préparation à la réception finale, chaque étape exige méthode, réactivité et communication.

Dans un contexte où la majorité des agences d’architecture doivent gérer plusieurs projets simultanément, la digitalisation du suivi devient un véritable levier de performance. Un outil comme Techtime offrent aux architectes une vision globale et en temps réel de leurs chantiers. De la messagerie instantanée au suivi financier, en passant par la gestion documentaire, tout est centralisé sur une seule plateforme.

En optimisant son suivi de chantier numérique, l’architecte gagne du temps sur la gestion administrative et il peut ainsi se concentrer sur l’essentiel. Concevoir et réussir son ouvrage dans le bâtiment.